I Åstorps centralarkiv finns handlingar från mitten av 1800-talet. För 25 år sedan beslutade man att digitalisera arkivbeskrivningen. Det arbetet tycks nu vara som bortblåst efter ett digitalt missöde.
I två rum under medborgarkontoret finns handlingarna i böcker, pärmar och lådor. Syftet med projektet har varit att göra hela arkivsamlingen digitalt sökbart. Under de senaste 18 åren har det varit en av Rasko Jovanovics uppgifter.
Om någon hör av sig och söker efter ett särskilt dokument så har han kunnat söka efter det på datorn och fått fram dels om det finns i arkivet men också på vilken hylla det finns samt hur det förvaras.
Missa inte vårt PLUS-innehåll!
Det hela fick dock ett abrupt slut då han i september skulle söka efter ett dokument och inte kom in. Efter kontakt med it-avdelningen stod det klart att programmet inte fanns kvar – servern hade raderats och även säkerhetskopian var borta. 25 års arbete hade försvunnit.
LÄS ÄVEN: Ryssland får skulden för omfattande IT-attack mot Sverige
– När jag förstod allt som hade hänt blev jag helt tom. Jag mådde så pass dåligt att jag fick sjukskriva mig. Någon raderar hela ens jobb, att allt kan försvinna bara så, säger Rasko Jovanovic till Helsingborgs Dagblad.
Det skulle visa sig att processen med att radera servern som programmet låg på hade inletts redan ett år tidigare.
Slängs efter ett halvår
Enligt it-chef Thomas Nilsson har man inte igång servrar om de inte används av kommunerna, detta för att ha en säker it-miljö. Vanligtvis finns en specifik person som är ansvarig då man påträffar en server eller ett system som inte verkar användas, men i just det här fallet fanns ingen att kontakta så i stället stängde man bara ned servern.
Den förblir avstängd i minst ett halvår, dock finns själva servern kvar så om någon efterfrågar den kan man återaktivera den igen – men efter de sex månaderna kastas den.
Nya rutiner
Efter det inträffade har man beslutat se till att det alltid finns någon ansvarig för alla system och servrar. Framöver ska också en extra backup alltid tas på servrar som tas bort och sparas extra länge.
Nu påbörjar man arbetet med att skapa en ny digital förteckning över handlingar från 1970-talet och framåt.
– Det är det vi tittar just nu på hur vi kan återskapa. Någon behöver gå ner, titta på hyllorna och se vilka handlingar vi har, och sen knappa in det i systemet på nytt, säger Merih Özbalci, kanslichef i Åstorps kommun.
LÄS ÄVEN: IT-säkerhetsexperten om chat control: ”Våra politiker har blivit grundlurade”
